Por Andrea Guízar.
Abogada asociada en práctica corporativa.
andrea.guizar@ruizconsultores.com.mx
Al crearse una Sociedad, sus socios deberán designar el Órgano de Administración. Esta figura, principalmente en las Sociedades Anónimas, puede adoptar la forma de Administrador Único o la de un Consejo de Administración, este último, compuesto por dos o más personas, quienes serán las encargadas de gestionar, ejecutan las decisiones, pero sobre todo, serán quienes asuman la Representación Legal de la sociedad.
El rol que desempeña un Administrador dentro de una sociedad, conlleva una serie de retos y responsabilidades, dado que al poseer la Representación Legal de una sociedad, es obligado solidario del actuar, ya sea frente a la propia sociedad, o bien frente a terceros.
Si bien es cierto que las funciones de los Administradores suelen regularse en los Estatutos Sociales, también es cierto que la Legislación mexicana regula una serie de obligaciones que debe cumplir, de las cuales comparto algunos:
Según lo dispone el artículo 158 de la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM),
Los administradores son solidariamente responsables para con la sociedad:
- De la realidad de las aportaciones hechas por los socios;
- Del cumplimiento de los requisitos legales y estatutarios establecidos con respecto a los dividendos que se paguen a los accionistas;
- De la existencia y mantenimiento de los sistemas de contabilidad, control, registro, archivo o información que previene la ley;
- Del exacto cumplimiento de los acuerdos de las Asambleas de Accionistas.
Otra de las obligaciones que en nuestra opinión no debe de dejar de observarse, es la que consiste en que la distribución de utilidades sólo puede hacerse después de que hayan sido aprobados los estados financieros que las arrojen siempre y cuando no existan pérdidas de ejercicios anteriores pendientes de restitución. Si se efectúan anticipos o reparto de utilidades en contravención a las reglas antes señaladas, los administradores incurren en responsabilidad frente a la sociedad y los acreedores sociales, pudiendo ser obligados a reembolsar los repartos indebidos (Art.19 LGSM).
Por otro lado, la ley obliga a las sociedades a “… constituir un fondo de reserva separando anualmente el 5% de las utilidades generadas en el ejercicio hasta llegar a la quinta parte del capital social; así mismo procura la existencia de dicho fondo, obligando a los administradores a constituirlo con sus propios recursos en el caso de haber omitido efectuar la separación correspondiente (Art. 21 de la LGSM).
Una vez acordada la disolución de la sociedad, los administradores no podrán realizar nuevas operaciones en representación de la misma so pena de responder solidariamente por dichas operaciones (Art. 233 LGSM).
También la legislación tributaria mexicana, contempla en su artículo 26, fracción III del Código Fiscal de la Federación, “… el director o gerente general así como el administrador único de una persona moral, son responsables solidarios por las contribuciones causadas y no pagadas durante su gestión, cuando dicha persona moral incurra en cualquiera de los siguientes supuestos:
- No solicite su inscripción en el registro federal de contribuyentes.
- Cambie su domicilio sin presentar el aviso correspondiente en los términos del Reglamento de este Código, siempre que dicho cambio se efectúe después de que se le hubiera notificado el inicio del ejercicio de las facultades de comprobación previstas en este Código y antes de que se haya notificado la resolución que se dicte con motivo de dicho ejercicio, o cuando el cambio se realice después de que se le hubiera notificado un crédito fiscal y antes de que éste se haya cubierto o hubiera quedado sin efectos.
- No lleve contabilidad, la oculte o la destruya.
- Desocupe el local donde tenga su domicilio fiscal, sin presentar el aviso de cambio de domicilio en los términos del Reglamento de este Código.”
Podría hacer una lista interminable de aquellas responsabilidades de los Administradores de una sociedad, sin embargo es importante conocer las funciones y los alcances de ellos, primeramente, los establecidos en el Pacto Social, y en segundo término aquellas impuestas por la ley.
Cumplir con diligencia y legalidad en todas aquellas obligaciones y prácticas administrativas, traerá como consecuencia un sano desenvolvimiento de la empresa.
