En este sentido, resulta de suma importancia contar con la certeza de que nuestros negocios se encuentran realmente encaminados y protegidos para los fines para los cuales los hemos construido. Por lo anterior es indispensable que toda empresa, sin importar el tamaño de la misma, además de observar las cuestiones financieras y de mercado del giro del que se trate, cuente con los mecanismos jurídicos oportunos que le produzcan la tranquilidad de saber que, sin importar las contingencias o eventualidades que puedan llegar a producirse, podrá hacer frente a las mismas dentro del marco de la ley y defender de una manera contundente sus intereses para el logro de sus objetivos. Instrumentos que, reitero, son de gran valor en tanto que a nadie le gustaría poner en peligro su empresa por una mala transacción, que incluso si es mal atendida pudiera no solo repercutir en el patrimonio empresarial sino en el propio también.
Contar con esa certeza no es difícil si observamos, entre otros puntos, las siguientes cuestiones cuando emprenda y formalice negocios:
1. Constitución correcta de una Sociedad.
Debe considerar este tema desde dos puntos de vista fundamentales, que tienen que ver con momentos específicos.
a) El primero de ellos se refiere a cuando como empresario va a iniciar las operaciones como una persona moral, por lo que al ser el contrato social el que le da vida a la misma se debe tener claro el esquema y la modalidad legal que realmente satisfaga las necesidades del negocio a emprender, observando lo siguiente:
• ¿Será una sociedad mercantil, una sociedad civil, una sociedad bursátil, una sociedad de Producción Rural o se puede algo mixto?
• ¿Quiero tener socios con derechos iguales, especiales o que sólo puedan opinar sobre un tema específico?
• ¿Qué es lo que mi sociedad podrá realizar?, ¿podrá hacerlo si no lo dice mi acta constitutiva?
• ¿Cómo se distribuirán mis ganancias?
• ¿Cómo voy a administrar mi sociedad?
Preguntas que deberá resolver ese famoso documento llamado Acta Constitutiva y que debe ser un traje a la medida del negocio que se pretende realizar.
b) El segundo momento es cuando quiera hacer negocios con una empresa. Para lo cual, deberá considerar:
• ¿Si es una sociedad establecida, si es una sociedad legal o irregular?
• ¿Si tiene negocios o actos jurídicos registrados?
• ¿Si realmente las personas que la representan tienen la facultad para hacerlo?
• ¿Si es una empresa que puede hacer y vender lo que me ofrece?
Las respuestas a estas interrogantes sin lugar a duda reducen el riesgo de un negocio.
2. Permisos, licencias, y protección del nombre de mi empresa.
Para comenzar a operar un negocio, es necesario que cumpla con los lineamientos establecidos por las normas vigentes en cuanto a obtención de licencias y permisos por parte de las autoridades correspondientes, tales como: inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes, licencias de funcionamiento, licencias de uso, entre otros.
De igual forma será necesario decidir si quiere que el nombre de su empresa sea de uso exclusivo o que su producto y su marca estén protegidos, para lo cual se deberán hacer los trámites correspondientes para proteger la propiedad industrial e intelectual de su empresa.
3. Los Libros Sociales.
Una vez constituida una sociedad, se requiere llevar un control y un registro sobre las actividades de la empresa, esto además de ser práctico para la administración operativa del negocio es una obligación que nos impone la Ley General de Sociedades Mercantiles.
Los libros que debemos llevar son:
a) Libro de Actas. En el que constan todos y cada uno de los acuerdos tomados por la Asamblea General, que es el órgano supremo de la sociedad.
b) Libro de Registro de Acciones. En el que constan todos y cada uno de los socios o accionistas que formaron o forman parte de la persona moral desde su constitución hasta la fecha.
c) Libro de Aumento o Disminución de Capital Social.
d) Libro de Sesiones del Consejo. Libro que se deberá llevar si la sociedad es administrada por un Consejo y que contendrá las decisiones tomadas por el mismo.
Libros que son de suma importancia no sólo para la administración de la sociedad o porque son obligación legal, sino que pueden llegar a resolver algunas contingencias.
4. Tener un esquema laboral adecuado
Este es un punto importantísimo para proteger los intereses de su empresa, de ahí que se deba contar con:
a) Contratos de trabajo funcionales, es decir, que permitan tener un esquema que retribuya a mis trabajadores (si la fuerza productiva de la empresa está satisfecha podrán cumplirse de manera más eficaz las metas), pero que cubra realmente mis necesidades de trabajo (observar si mi negocio ocupa trabajadores temporales, por comisión, subcontratados y tener los instrumentos legales que me permitan hacerlo).
b) Cumplir con los requisitos que imponen las autoridades laborales como: reglamento interior de trabajo, pago de cuotas obrero-patronales, entre otras.
5. Contar con los instrumentos jurídicos necesarios para materializar el negocio
En el mundo de los negocios son invariables e innumerables los actos jurídicos que se pueden celebrar; en tal virtud se debe tener plena certeza de que nuestros contratos sean realmente los idóneos para el negocio que se pretende. ¿Cuántas veces no ha escuchado hacer bromas sobre las letras chiquitas de un contrato? Esas bromas no nos dicen más que la verdad sobre el mundo de los negocios, ya que un contrato mal planteado o que no sea claro y preciso, puede resultar en todo menos en el éxito que se pretendía con el mismo.
Estos cinco puntos son de gran utilidad al momento de hacer negocios, ya sea que Usted apenas tenga en mente la constitución de una empresa; o si ya está operando, espero le ayuden a observar las fortalezas de sus negocios y a detectar áreas de oportunidad en los mismos, reflexionando sobre qué tanto el esquema aplicado en su negocio le genera la tranquilidad y seguridad que siempre deseamos.
Recuerde que puede acudir a los profesionales, ya que toda negociación mercantil pequeña, mediana o grande, requiere de una oportuna y eficaz asesoría jurídica integral, que le brinden la seguridad y solidez para blindar sus negocios y proteger su patrimonio.
*Gerente de Práctica Corporativa, Ruiz Consultores
